İyi bir motivasyon mektubu, bir ev sahibi kuruluşla (ESK) temas kurduğunuzda son derece önemlidir. Kendiniz, kişiliğiniz, deneyim ve beklentileriniz hakkında önemli bilgiler içermelidir. İyi bir motivasyon mektubuna göre ESK, aradıkları gönüllünün siz olup olmadığına ve kendilerinin size ilgilenebileceğiniz herhangi bir etkinlik teklif edip edemeyeceklerine daha iyi karar verebilir.

Dolayısıyla motivasyon mektubunun sadece sizin tarafınızdan (başka biri tarafından değil) yazılması ve doğru olmayan hiçbir bilgiyi içermemesi son derece önemlidir. Kendiniz hakkında yanlış izlenim vermekten kaçının. Öte yandan uygun görünmese bile doğru olan her şeyi yazın. Unutmayın ki, ESK sadece mektubunuzda bahsettiğiniz şeyleri bilecektir. Bu yüzden kendinizi son derece dikkatli ve ayrıntılı bir şekilde anlatmalı ve kendinize ait canlı ve doğru bir tablo çizmelisiniz. İyi bir motivasyon mektubu, ESK’nin diğer başvuru sahipleri yerine sizi tercih etme yönündeki kararını kolaylaştıracaktır.

Motivasyon mektubu şu sorulara yanıt vermelidir (bu konuları kendi hayatınız açısından önemli görmeniz halinde):

1. Kimsiniz? Aile geçmişiniz nedir?
2. Şu anki mesleğiniz nedir? Şu anda neyle uğraşıyorsunuz?
3. Eğitim ve nitelikleriniz.
4. "Resmi" bir iş deneyiminiz var mı?
5. İlgi duyduğunuz alanlar nelerdir? Boş vaktinizde neyle ilgilenirsiniz?
6. Güçlü ve zayıf yanlarınız nelerdir?
7. Gönüllü olarak deneyiminiz var mı? Varsa, açıklayın.
8. Yurtdışında bulunma ya da yabancılarla (başka ülkelerden insanlar) karşılaşma konusunda hiç deneyiminiz oldu mu?
9. Avrupa Gönüllü Hizmetinden beklentileriniz nelerdir? Ne tür yeni bilgi ya da deneyim kazanmak istiyorsunuz?
10. Yurtdışına (ESK’nin ülkesine) gitmek istiyor musunuz?
11. Bu ESK ve bu projenin faaliyetleri niçin ilginizi çekti?
12. ESK’nin gündelik yaşam ve çalışmalarına nasıl zenginlik katabilirsiniz? Gönüllü hizmet sırasında sizin ve ESK’nin faydalanabileceği ne tür beceri, yetenek ve deneyimlere sahipsiniz?
13. Gelecekle ilgili planlarınız nelerdir? Bu ESK'de gönüllü hizmetinizi gelecekle ilgili planlarınıza nasıl entegre etmeyi umuyorsunuz?

Genelde siz ve gönderen kuruluşunuz (GK) aynı anda birden fazla ESK ile temas kuracağı için bir motivasyon mektubu yazmak önemlidir. Bu mektubun birinci kısmında kendinizi ve önceki deneyimlerinizi ana hatlarıyla anlatabilirsiniz. İkinci kısım ise söz konusu ESK ve proje ile ilgili olması ve her ev sahibi proje için ayrı olacak yazılmalıdır (yukarıdaki son dört madde bu kısmın yazılmasında size yardımcı olacaktır ve doğal olarak bu kısım her mektupta farklı olacaktır).

Yukarıdaki sorular son derece uzun olmasına karşın motivasyon mektubu iki A4 sayfasından uzun olmamalıdır (ama bir sayfadan da az olmamalıdır). Listedeki tüm soruları yanıtlamanız tavsiye edilir, ama bu zorunlu değildir. Gönüllü hizmet bağlamında kendiniz hakkında ESK ile paylaşmak istediğiniz her şeyi anlatın. Motivasyon mektubunun yazılması sadece parmaklarınız çalıştırmaya yönelik bir alıştırma değildir. Birkaç dakikalığına arkanıza yaslanın ve tüm bu sorulara yanıt vermeye çalışın. BÜYÜK BİLİNMEYENDE tüm beklenmedik durumlar karşısında kendinize olan güveni kaybetmeksizin hareket etmek için beklentileriniz ve yurtdışına gitme isteğinizin nedenlerinin tamamen farkında olmanız son derece önemlidir.