Sözlükte ORYANTASYON Nedir:

Oryantasyon Sözlük Anlamı Tanımı

Fransızca orientation. “yönelme; çevre şartlarına uydurma veya uyma, alışma; yeni bir çevreye alıştırma programı” anlamındaki bu fransızca kelime için kurulumuz, alıştırma ve uyum karşılıklarını önermektedir.

Örnek: Akademi istanbul, öğrencileri için abd’de alıştırma (uyum) gezileri de düzenliyor.

Oryantasyon (İşe Alıştırma) Nedir

İşletmelerde personellerin eğitim ihtiyacı personelin nitelikleri ile işin gerekleri arasındaki dengenin personel aleyhine bozulması ile ortaya çıkar. Eğitim, çalışanın niteliklerini işin gerektirdiği düzeye getirir. Mevcut çalışan için ise zorunluluk haline gelir. Ne kadar isabetli bir seçim yapılırsa yapılsın, işletmeye yeni alınan bir çalışanın kendisinden beklenen çalışmayı göstermesi zaman alacaktır. Bu zamanı kısaltmak için yeni personel işe alıştırma programlarına alınır. İşe alıştırma programları (oryantasyon) yeni personele yönelik bir eğitim çalışmasıdır. Eğer yeni personelin nitelikleri ile yapacağı işin gerekleri arasında önemli bir açık varsa, işe alıştırma programlarının ardından uygulanacak bir eğitim programı ile bu açık kapatılır. Oryantasyon programı ve eğitim yeni personelin niteliklerini işin gereklerine dengelemede önemli rol oynar.

1. Oryantasyon Programları

İşe yeni alınmış bir personeli veya yeni bir işe başlayacak personeli işe başlatmak duyarlılık gösterilmesi gereken bir konudur. Personeli çalışacağı yere götürüp, ondan diğer çalışanlar kadar verim beklemek ona haksızlık olur. Yeni personelin işe başlayacağı gün aklında bir dizi soru olacaktır. Acaba nasıl bir işletmede işe başlıyorum? Acaba bağlı olduğum yönetici nasıl bir insan? Acaba çalışma arkadaşlarım ile anlaşabilecek miyim? Acaba çevreme kendimi kabul ettirebilecek miyim? Acaba işi becerebilecek miyim?Bu soruların temelinde işe, işletmeye ve çevreye uyum sağlama endişesi yatmaktadır. Her kim olursa olsun, yeni işe başlayan bir kimse, şu veya bu biçimde bu endişeleri yaşayacaktır. İşletme olarak yapılması gereken işlerden biri de yeni alınan personeli kısa bir zaman sürecinde işletmenin bir parçası haline getirmektir. Bu görev ana uğraş alanı “insan” olan personel bölümüne düşer. Bu konuda yapılan çalışmalara da “işe alıştırma” yani oryantasyon adı verilir.

2. İşe Alıştırma Programlarının Amaç ve Önemi

Her işletme, eksik olan personelini karşılama çabasına girdiğinde, işin niteliklerine en uygun kişileri seçmek için büyük çaba sarf eder. Bu amaç için önemli miktarda emek, zaman ve para harcar. Hatta özellikle üst düzey yönetici ve vasıflı eleman alımında, en iyisini kadroya kazandırabilmek amacı ile personel adayına gereğinden fazla vaade bulunulur. Bunca çaba sonucunda çoğunlukla işin niteliklerine en uygun kişiler seçilerek göreve başlatılır. Ancak asıl sorun bu noktada meydana çıkar. Bu kişilerin yeni işlerine ve yeni çevrelerine uyumu nasıl sağlanacaktır? Onlara şirketin kültürü ve felsefesi nasıl öğretilecektir? Bu ve buna benzer soruların cevabı firma içinde etkin bir işe alıştırma (oryantasyon) programının gerçekleştirilmesi ile verilebilir. Şayet organizasyon yönetimi, işe alıştırma konusuna gereken önemi vermiyorsa veya bu konuda hiç bir çaba içerisine girmiyorsa, bu durum işletme içinde önemli sorunlara yol açacak demektir.
Başarısız bir işe alıştırma programının işletme için yol açacağı en büyük sorun verimliliğin düşmesi olacaktır. Şüphesiz bir organizasyonda verimliliğin düşmesi pek çok etmene bağlıdır. Bu etmenlerden biri de başarısız oryantasyon uygulamasıdır. Başarısız bir oryantasyon uygulamasının en belirgin göstergesi yeni personel Devir Hızı Oranının yüksekliğidir. Yapılan araştırmalar iyi bir oryantasyon programına sahip olmayan büyük işletmelerin yeni aldıkları personelin % 40′ının ilk üç yıl içinde işletmeden ayrıldıklarım ortaya koymuştur. Bu oran önemli ölçüde para. zaman ve verimlilik kaybı demektir. Yeni alınan bir personelin aranılıp bulunmasından, eğitilip üretken hale getirilmesine kadar bir dizi çaba ve harcama gerekir. Yeni personelin tam verim alınacak zamanda işi bırakması, onun yerine aynı süreçlerden geçilerek bir yenisinin alınması ve bu döngünün sürekli tekrarı şirketin karlılığını ve verimliliğini büyük ölçüde etkiler.
Başarısız bir işe alıştırma programını uygulamada ısrar etmek, teşkilat içinde motive edilmemiş, çalışma arzusu kırılmış, işinden zevk almayan, çevresi ile anlaşmayan, geleceğe endişe ile bakan , güvensiz, kararsız ve yorgun insanların artmasına seyirci kalmak demektir. Bu tip personelin artması yalnız karlılığı ve verimliliği düşürmeyecek, uzun vadede olarak işletme kültürünün değişmesine de sebep olacaktır. Bu nedenle iyi bir oryantasyon sistemine sahip olmayan işletmenin ileride personele yönelik sorunlarının hızla artacağını söylemek abartı olmayacaktır.

3. Oryantasyon Programlarının Kapsamı

Özellikle sık ve önemli ölçüde personel alımları ile karşı karşıya olan organizasyonların şekilsel bir işe alıştırma programına sahip olmaları kaçılmaz bir zorunluluktur. Nadiren ve az sayıda personel alımları ile karşı karşıya olan kuruluşlar, küçük çaplı da olsa çeşitli oryantasyon programları uygulamak durumundadırlar. Küçük işletmelerde işe atıştırma île görevli bir uzmanın yeni personelin ilk yöneticisi ile birlikte bu görevi yürütmesi çokca rastlanılan bir uygulamadır. Biçimsel bir oryantasyon programı olsun veya olmasın, işe alıştırma adına yerine getirilen tüm emeklerin personel bölümü, eğitim uzmanları ve ilk yöneticiler tarafından paylaşılması gerekir. Oryantasyon programlarının personelin işletmeye uyarlanması yönünü büyük ölçüde personel bölümü ve eğitim uzmanları yerine getirirler. Personelin işe ve çalışma ekibine uyarlanması daha ziyade adayın bağlı olduğu ilk yönetici yani amiri tarafından gerçekleştirilir. İyi bir işe alıştırma programı yeni personelin ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri tüm ve etkili bir şekilde verebilmelidir.
Başarılı bir işe alıştırma programı içinde yer alması gereken konular dört ana başlık altında sayılabilir:

a) İşletmenin Tanıtımı

- İşletmenin tarihçesi
- İşletmenin teşkilat yapısı
- Üst düzey yönetim pozisyonları ve bu görevleri yürüten yöneticilerin kim oldukları
- Üretilen hizmetler
- Üretim hattı
- Üretim süreci
- İşletmelerin kural ve politikaları
- Disiplin sistemi
- Güvenlikle ilgili düzenlemeler
- Personel el kitabında yer alan bilgilerin ayrıntılandırılması

b) Personel Hakları hakkında bilgilendirme

- Ücret ödeme yöntemleri ve ödeme günleri
- Resmi tatil ve bayram izinleri
- Çalışma saatleri ve mola süreleri
- Personelin eğitim hakları
- Sigorta düzenlemeleri
- Emeklilik
- Personele sağlanan imkanlar
- Danışma ve rehabilitasyon programları

c) Tanıştırma

- İlk yönetici ile (amiri)
- Diğer yöneticiler ile
- Eğitimciler ile
- Çalışma arkadaşları ile
- Personel danışmanları ile

d) İşle ilgili Bilgilerin Açıklanması

- Çalışma yeri
- İşi oluşturan görevler
- İş güvenliği
- İşin Konumu
- İşin amacı
- İşin diğer işler ile olan ilişkisi

4. Oryantasyon Programlarının Oluşturulması ve Yürütülmesinde Dikkat Edilecek hususlar

Hangi oryantasyon programı başarılı, hangi oryantasyon programı başarısızdır? sorusuna ilişkin yanıtlar yukarıda verilmiştir. Tabii ki bütün işletmeler için başarılı olacak bir oryantasyon modeli oluşturmak mümkün değildir. İşletmelerin personel sayışı, üretim türü ve miktarı ile faaliyet alanı gibi etmenler bu konunun engelleyici unsurlarıdır. Bu sebeple her işletme kendi yapışma göre en uygun işe alıştırma programını bulmak zorundadır. Yine de büyük ya da küçük her işletmenin kendi sistemini oluştururken kullanabileceği bir dizi temel niteliklerden söz etmek mümkündür. Bu nitelikler, kurulacak programın başarı şansını artırır. Sözkonusu nitelikleri şu şekilde sıralamak mümkündür;

a) İşe Alıştırma, İşe Alma Fonksiyonunun bir parçası olarak görülmelidir

İşe alıştırma ile organizasyonlar tarafından bir lüks veya bir formalite olarak ilgilenilmemelidir. Başarılı bir işe oryantasyon programının gerçekleştirilmesinde, şirket yönetiminin işe alıştırma konusuna verdiği önemin büyük fonksiyonu vardır. İşe alıştırma, personel idaresinin geleneksel fonksiyonu olan işe almanın bir parçası olarak görülmelidir. Oryantasyon; Personel ihtiyacının belirlenmesi, bulunması, seçilmesi ve yerleştirilmesinden sonra gündeme gelen bir konudur. İşe alma fonksiyonu ancak yeni çalışanın sorunsuz bir şekilde yeni ortama geçirilmesi ve kendisini takımın bir parçası olarak görmesi ile tamamlanmış olacaktır.

b) Personel, Grup Olarak Değil Tek Tek Ele Alınmalıdır

İşe alıştırma bir yöntemdir. Başarılı bir işe alıştırma sisteminin özünde, kişilerin tek tek bir işe alıştırılması gerçeği yatar. Şüphesiz işe alıştırma fonksiyonu yerine getirilirken seminerler, kurslar, tanıtıcı film gösterileri gibi grup etkinlikleri de olacaktır. Ancak, bu programın bir parçasıdır ve işe alma fonksiyonuna bireysel bakılması gerçeğini değiştirmez.

c) Oryantasyon Yeni Personelin Tümüne Uygulanmalıdır

İşe alıştırma programı işletmeye yeni alınan bütün personeli kapsamalıdır. Yeni personel, organizasyonun hangi birimi için alınırsa alınsın (merkez, bölge ya da satış temsilciliği vb.), hangi pozisyona alınırsa alınsın (yönetici, teknisyen, işçi vb.) ve hangi sürelerle alınırsa alınsın (devamlı, mevsimlik, aylık veya günlük vb.), mutlaka kuruluş içinde uygulanan işe alıştırma programının kapsamına girmelidir. Farklı görevler, farklı süreler ve farklı çalışma yerleri doğal olarak zaten işe alıştırma uygulamasında dikkate alınacaktır. Ancak bu durum sistemin özünü değiştirmeyecektir. Başarılı bir oryantasyon programında, işletmenin neresinde ve hangi pozisyonda çalışırsa çalışsın tüm fertlerden aynı sonucu almak temel ilke olmalıdır.

d) Oryantasyon Faaliyeti, Personel işe Fiilen Başlamadan Önce yapılmalıdır

Genellikle adayın işe alınması ile işe başlaması arasında belirli bir zaman geçer. İşe alıştırma sürecini bu noktadan başlatmak faydalı olacaktır. Yeni personelin ilk gün edineceği izlenimler oldukça önemlidir. Bu izlenimler muhtemelen bu kişi o şirkette çalıştığı sürece bir daha asla silinmeyecektir. Bu sebeple ilk günün yoğunluğunu mümkün olduğunca azaltmakla yarar vardır. İlk günkü karmaşayı biraz olsun minimuma indirme, yabancılık duygusunu azaltmak amacıyla, ilk gün yapılması gereken işlerin bir kısmını ve diğer bazı oryantasyon faaliyetlerini, yeni personel işe fiilen başlamadan önceki sürece almak programın etkinliğini artıracaktır. Yine, bu zaman zarfında yeni personelin kiralık ev, çocuklarına okul, kreş ve ulaşım gibi şahsi sorunlarının çözümüne yardımcı olmak oryantasyon çalışmasının bir parçası olmalıdır.

e) İşe Alıştırma Uzun Süreli Olmalı, geniş bir döneme yayılmalıdır

İşe alıştırma birkaç günlük bir çalışma değildir. Personelin yeni girdiği kuruluşta kendisini onun bir parçası olarak görmesi uzun bir süre alacaktır. Dolayısiyle bu sürenin en az bir yıl olması, programın parçalarının yerli yerine oturması açısından gerekli olacaktır. Elbetteki öngörülen bir yıllık süre boyunca oryantasyon çabalarının aynı yoğunlukta sürmesi gerekmeyecektir. Ancak, alınan sonuçlara göre oryantasyon çalışması azalarak da olsa sürdürülmelidir.
Öğrenmenin temel prensiplerinden biri de aşırı bilgi yüklemeden kaçınmaktır. Oryantasyon faaliyetlerinde de bu gerçeği unutmamak gerekir. Yeni personele işe alıştırma süreci içerisinde verilmesi gereken çok sayıda bilgi vardır. Bunların tümünün birkaç gün içinde yada birkaç hafta içinde etkin bir biçimde verilmesi mümkün değildir. İşe alıştırmada kullanılan seminer, kurs, film gösterileri ve kılavuz kitaplık gibi çok sayıda araç yardımı ile öğrenme çabası uzun bir zamanı gerekli kılmaktadır.

f) İşe Alıştırma Sürekli Olmalıdır

Oryantasyon çalışmalarının sürekli olması sistemin başarısı açısından zorunludur. İşe alıştırma çalışmalarını yalnızca toplu eleman alımlarında devreye sokmak ya da belirli görevlere alınan personel için uygulayıp bırakmak programın bütünlüğünü bozacaktır. Oryantasyonda süreklilik esastır.

g) Personel oryantasyon sürecinde Öğrenmekten Sorumlu Tutulmalıdır

İşe alıştırma programının yeni personeli öğrenmekten sorumlu tutması sistemin etkinliğini artıracaktır. Program, işe alıştırma amacı ile yeni personele aktarılan tüm bilgilerin en iyi şekilde öğrenilmesini zorunlu kılmalıdır. Böylece yeni personel kendisine verilen bilgileri öğrenmek için çaba göstermek zorunda kalacaktır.
Kişiye öğrenme sorumluluğu yükleyen bir oryantasyon programının iyi bir denetim mekanizması olması gerekir. Seminer, el kitapları, slayt, sinevizyon film gösterileri gibi işe alıştırma amacı ile yapılan çeşitli etkinliklerin ne kadar başarılı olduklarının test edilmesi gerekir. Bu amaçla her etkinlikten sonra, etkinliğe katılan kişilerin etkinliği yürüten kişiler ile veya ilk amirleri ile bir araya gelerek konu üzerinde tartışması ya da konu hakkında önceden hazırlanmış sorulara yazılı yanıtlar vermesi faydalı olacaktır. Böylelikle bir taraftan işe alıştırma kapsamına alınan personelin neyi, ne kadar öğrendiği saptanırken, bir taraftan da katılan kişilerin en iyi şekilde öğrenmesi sağlanmış olacaktır.

h) Oryantasyon Süreci Sonunda Personele Başarı Belgesi Verilmelidir

Çalışanı öğrenmekten sorumlu tutan bir oryantasyon programının, bu mükellefiyeti yerine getiren kişileri de ödüllendirmesi lazımdır. Uzun vadeli bir işe alıştırma faaliyetinin gerektirdiği tüm yükümlülükleri başarıyla yerine getiren yeni personelin, bu başarısını belgeleyen bir sertifika alması, onun ekibin bir parçası olma yolundaki düşüncelerini kuvvetlendirecektir. Bu belgenin mazbut bir törenle ve şahsen genel müdür tarafından verilmesi bu hissi daha da güçlendirecektir.

i) Oryantasyonda En Büyük Sorumluluk ilk Amirin olmalıdır

Başarılı bir oryantasyon programında yeni personelden sorumlu ilk yöneticiye yani amire çok iş düşer. Yeni personele işe başladığı ilk günden itibaren en yakın kişi onun ilk amiri olmalıdır. İlk amirlerin tutumu işe alıştırma programının başarısını doğrudan etkiler. Çünkü yeni personel, işletmenin sembolü olarak ilk planda ilk amirini örnek alır. Bu sebeple ilk amirin olumlu ya da olumsuz her davranışının faturası organizasyona çıkacaktır. İlk amirlerin işe uyum programının yükünü çekmeleri sebebi ile yükümlülüklerinin bilincinde olmaları gerekir. Aksi takdirde program tüm çalışmalara rağmen başarılı olmayacaktır. Bu amaçla ilk amirlerin program uygulamaya konulmadan önce köklü bir eğitimden geçirilmeleri faydalı olacaktır.

j) Program Yeni Personeli Öğrenmek İstediği Her Konuda Bilgili Kılmalıdır

Bir şirket ne tür bir işe alıştırma programı uygularsa uygulasın yeni personelin gereksinim duyduğu bilgileri doğrudan veya dolaylı bir biçimde kendisine vermek durumundadır. Yaptığımız araştırmalar yeni personelin yanısıra, tüm firma personelinin, şirket hakkında önemsiz görülen pek çok bilgiye ihtiyaç duyduğunu göstermiştir. Personel, kuruluşun ne durumda olduğunu, gelecekte ne olacağını, hangi alanlara yöneleceğini ve buna benzer daha birçok bilgiyi doğru bir şekilde öğrenmeyi arzu eder. İyi bir şirketin oryantasyon eğitimi, personelin bu isteğine açık ve net bir şekilde yanıt verebilecek özellikte olmalıdır. Bu bilgiler ve ilkeler ışığında görevlendireceğimiz güvenlik görevlilerini işin niteliğine göre nasıl bir uyum sürecinden geçirildiğine ilişkin çerçeve kalite politikamızı da belirtmiş bulunmaktayız.
 

Oryantasyon Takip Formu Örneği

 
      ORYANTASYON EĞİTİM
TAKİP FORMU                                                       UYGULAYAN          UYGULANAN         ADI SOYADI :        ADI SOYADI :       BÖLÜMÜ   :        BÖLÜMÜ :       ÜNVANI   :        ÜNVANI :                             BU BÖLÜM EĞİTİMİ UYGULAYAN İLGİLİ BÖLÜM SORUMLUSU TARAFINDAN DOLDURULACAKTIR. TARİH   :                                         ORYANTASYON PROGRAMI               TANIŞTIRMA                   Takım arkadaşları ile tanıştırma               Çalışma yerinde kullanılacak alanların tanıtımı (yemekhane,çay ocağı vb.)                             BÖLÜMÜN TANITIMI                 Bölüm amaçlarının ve hedeflerin paylaşımı             Bölümdeki genel organizasyon yapısının aktarılması                                                       İŞİN TANITIMI                   Çalışma yerlerinin gösterilmesi               Mola zamanları,yemek saatleri vb. kuralların açıklanması         Kullanılacak ekipmanların tanıtımı               Telefon numarasının,faks ve adresin verilmesi             İş tanımının birlikte gözden geçirilmesi             Performans beklentilerinin,hedeflerin paylaşımı           İş güvenliği ile ilgili kuralların ve talimatların paylaşımı           Oryantasyon programının tamamlanması                                   ÇALIŞANA ÖZGÜ ORYANTASYON PROGRAMI                                 Yöneticisi ile birlikte görüşmesi gerekenlerin listesinin hazırlanması       Oryantasyon programının tamamlanması                                                                                                                                                                                           BU BÖLÜM ORYANTASYON PROGRAMI SONUNDA DOLDURULUR PERSONEL DEĞERLENDİRMESİ   B.SORUMLUSU DEĞERLENDİRMESİ                                                                       TARİH     İMZA   TARİH     İMZA                           İM-007-02/R01     HAZ.TAR.:15.08.2003     REV.TAR.:27.01.2005         ORYANTASYON EĞİTİM
TAKİP FORMU                                                       UYGULAYAN          UYGULANAN         ADI SOYADI :        ADI SOYADI :       BÖLÜMÜ   :        BÖLÜMÜ :       ÜNVANI   :        ÜNVANI :                             BU BÖLÜM KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ TARAFINDAN DOLDURULACAKTIR. TARİH   :                                         ORYANTASYON PROGRAMI               TANIŞTIRMA                   Şirket çalışanları ile tanıştırılması ve tüm şirkete duyurulması (pano)                             ŞİRKET TANITIMI                                       Şirket tarihçesinin anlatılması.Şirket ürünlerinin / hizmetlerinin anlatılması       Organizasyon şemasının ve bölümlerin genel tanıtımı           Şirket kültürünün aktarılması,değerlerin paylaşımı           Şirket vizyonunun aktarılması                                     SİSTEM VE PROSEDÜR TANITIMI                                   Kalite Yönetim Sistemi                 Ücret sisteminin tanıtımı                 Ödüllendirme,bireysel öneri sistemi gibi sistemlerin tanıtımı         İzin sisteminin tanıtımı                 Çalışma saatlerinin ve iş koşullarının tanıtımı             Ulaşım imkanlarının tanıtımı                                                             TAMAMLANMASI  GEREKENLER                                   Yerleşim yerinin hazırlanması               Bilgisayarın hazırlanması ve gerekli programların yüklenmesi         Genel kullanım bağlantısının yapılması             Telefon numarasının (dahili hat) belirlenmesi             Servis güzergahının ayarlanması ve ilgili işlemlerin tamamlanması                                                                                             BU BÖLÜM ORYANTASYON PROGRAMI SONUNDA DOLDURULUR PERSONEL DEĞERLENDİRMESİ   KYT DEĞERLENDİRMESİ                                                                         TARİH     İMZA   TARİH     İMZA                           İM-007-01/R01     HAZ.TAR.:15.08.2003     REV.TAR.:27.01.2005