İşveren tarafından çoğu zaman insan kaynakları kanalıyla işçiye verilen savunma talebi yazısına istinaden çalışan olayla ilgili kendi el yazısı ile bir savunma yazısı yazar. İşçinin kendi el yazısı ile kaleme alınmamış savunmalar geçersizdir. Bilgisayarda hazırlanmış savunma dilekçeleri işçinin kendisi bile hazırlasa herhangi bir hüküm taşımaz. Savunma mektubunu yazan işçi kendisine atfedilen davranış veya içinde yer aldığı olayla ilgili savunmasını açık bir şekilde yapmalı kabul etmediği noktaları yazmalıdır.

Örnek 1:

Savunma yazısı örneği

Yukarıda yer alan olay/tutumla ilgili tarafıma isnat edilen suçlamayla ilgili olarak detaylı savunmam aşağıdaki gibidir.

(olayların detayları varsa veriler ve sebepler ortaya konur. )(suçlama kabul edilmiyorsa suçlamanın kabul edilmediği açıkça yazılır)

İsim soy isim tarih

Örnek 2: