Planlama Sürecinin Temel Öğeleri:

a- Mevcut Durumun Değerlendirilmesi: Planlama sürecinin temeli mevcut durumun bir değerlendirilmesinin yapılmasıdır. İşletmenin görevinin açık bir biçimde belirlenmesinden sonra işletmenin bu göreve karşı güçlü ve güçsüz noktalarının analiz edilmesi gerekir. Yönetici bunu yaparken, belirlenen hedeflerin başarılması için gerekli kaynakların durumuna bakacaktır. Bu değerlendirme, işletmeyi beklentilerinde daha akla uygun davranması yolunda güdüleyecektir.

b- Verilerin Toplanması ve Değerlendirilmesi: Etkili planlama toplanan verilerin niceliğiyle yakından ilgilidir. Planlamacı güvenilir bilgi kaynaklarını saptayarak bunları gerekli zamanlarda kullanmalıdır. Ayrıca toplanan bu bilgileri örgütlemeli, değerlendirmeli ve kullanım amaçlarına göre ayırmalıdır. Dosyalama sistemi bu konuda oldukça yardımcıdır.

Bilgiler çeşitli kaynaklardan gelebilir. Tecrübe yoluyla bir yönetici bunların önemini ayırt edebilir. Astları, kendi bölümlerinin çalışmasını etkileyecek ve kendi gözünden kaçabilecek bilgileri iletmeleri için uyarabilir. Planlamada kullanılacak bilgiler iç ve dış bilgiler olmak üzere ikiye ayrılabilir. İç bilgiler masraf, üretim, satış işgücü gerekleri ve diğer ana konulardaki kayıtlarıdır. Dış bilgiler ise, endüstri, toplum, hükümetin tutumu ve genel ekonomik koşullara ilişkindir.

Bilgi toplamada an önemli kaynakların başında tahminler gelmektedir. Yöneticiler gelecek olayların tahmini çok yanlış olarak yaparlarsa bu işletme için oldukça masraflı olacaktır. Geleceğe yönelik tahminler yaparken geleceğe ilişkin yönetim ve gelişmeler hakkında kesin bilgiler elde etmek gerekir.

c- Zaman Etmeni: planlamanın ne kadar süreyi kapsayacağı konusudur. Bu uzun dönemli olabileceği gibi kısa bir dönemi de içerebilir. Kısa dönem planlama bir aylık, belki de en fazla iki yıla kadar olan geleceğin plan altına alınmasıdır. Eldeki stok malların elden çıkarılmasını öngören ucuza satış planları bu türdendir. Uzun dönem planlama ise on, yirmi hatta gelecek elli yılı kontrol altına almayı hedefleyen planlamadır. Planlamanın süresi işletmenin yaptığı işe göre değişecektir.

Uzun ya da kısa dönemli planlama aynı sürekli sürecin iki yüzüdür. Planlamada başarı, bu iki tipi birleştirmede yöneticilerin yeteneğinde yatar. Kısa dönem plan ancak uzun dönemli planın sınırları içinde yürütülürse başarılı olur. Bu nedenle uzun süreli planlarda yapılacak değişikliğe ilişkin uyarlamalar kısa sürelilere yansıtılmalıdır.

d- Planlar Hiyerarşisi: Planlamada dördüncü özellik, planların önemlerine göre bir sıralama içinde bulunuşudur. Bu planlar sorumluluk derecesine ve kapsadığı zamana uygun bir düzen içindedirler. Üst kademelerde geniş, uzun zaman perspektifi planlar uygulanırken aşağılara inildikçe kısa dönemi kapsayan ve bu kademelerdeki yöneticilerin günlük olarak karşılaştıkları sorunlara yönelik planlara rastlanır.