Resmi yazı nasıl yazılır
Resmi yazı nasıl yazılır
Bu soruya 1 cevap yazıldı. Cevap İçin Alta Doğru İlerleyin.
İşte Cevaplar
Cevap : 1. Resmi Yazılar: Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim amacıyla kullanılan yazılara resmi yazı denir. Gönderilen makamın derecesine, konuya göre yazının bölümleri ve ifadeler değişebilir. Ancak TSE’nin TS–1391 numaralı ürününde belirtilen şekli değişmez. TSE, yazıların kolay anlaşılması ve karmaşayı önlemek için Avrupa’daki uygulamaları da dikkate alarak bu standartları belirlemiştir.
Resmi Yazışma Kuralları: Resmi yazılar A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) kağıda yazılabilir. Birinci derece bölümler her yazıda bulunmalıdır. Başka bir ifade ile bu bölümler resmi yazının olmazsa olmazlarıdır. Yazı tipi ve karakter boyutu; Bilgisayarda yazılan yazılarda Times New Roman yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
2. Resmi Yazıların Bölümleri:
2.1. Başlık Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Yazıyı gönderen kuruma ait isim, unvan, telefon ve adres gibi temel bilgilerin yazıldığı bölümdür. Başlıkta üst-alt kurum isimleri hiyerarşik sıraya göre yazılır. Bu bölüm yazıyı hazırlayan kuruma ait standart bilgileri içerir. Bu nedenle başlık bölümünün Microsoft Word belge şablonu haline getirilip kullanılması zaman tasarrufu ve kolaylık sağlar. Başlığı, boş kağıda basarak da bu kolaylık sağlanabilir. Bu tür başlıklı kağıtlara antetli kağıt denir.
Konumu ve Şekli: Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında 5442 sayılı il idaresi kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.
Örnek:
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
2.2. Sayı ve Evrak Kayıt Numarası:
Tanımı ve İçeriği: Her kurumun kendi dosyalama sistemine göre verdiği kayıt, dosya ve konu ile ilgili kod numarası ve işaretlerin gösterildiği bölümdür. Sayının kurum açısından değişmeyen kısmının Microsoft Word belge şablonuna eklenmesi başlık bölümünde olduğu gibi kolaylık sağlayacaktır.
Konumu ve Şekli: Sayı bölümü, başlığın son satırından itibaren, iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır. Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
Örnek:
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-133-520/32500
2.3. Tarih Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Tarih, yazının gönderildiği zamanın gün, ay ve yıl olarak gösterildiği bölümdür. Bu bölümün yazımında kolaylık sağlamak için Microsoft Word ekranından Ekle/Tarih ve Saat kullanılabilir.
Konumu ve Şekli: Tarih, sayı ile aynı satıra sağ boşlukta bitecek şekilde (sağ marja dayalı) yazılır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarında (/) işareti konularak yazılır.
Örnek:
30/01/2009
2.4. Konu Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Konu, yazının taşıdığı ana fikrin özetlendiği bölümdür.
Konumu ve Şekli: Sayının bir aralık altına “Konu:” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır.
Örnek:
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/19500
Konu : ...
2.5. Gönderilen Makam:
Tanımı ve İçeriği: Gönderilen makam, yazının gönderileceği kuruluş veya kişiyi ve bunların bulundukları yeri belirten bölümdür.
Konumu ve Şekli: Gönderilen makam, konu bölümünün son satırından sonra yazının uzunluğu da dikkate alınarak iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Örnek:
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/19500
Konu : ...
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
2.6. Metin Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Metin, konuyu ve düşünceyi tam olarak açıklayan madde, paragraf, vb. unsurlardan oluşan, gereğine göre resim, çizelge, grafik vb. unsurlar ihtiva eden esas yazı bölümüdür. Paragraf; bir düşünce veya konuyu kısmen ya da tamamen anlatan, bir satır başından öteki satır başına kadar olan yazı bölümüdür.
Konumu ve Şekli: İlgi bölümünün bitiminden sonra, iki aralık satır bırakılıp sol bloktan itibaren paragraf başı yapılarak metin kısmına başlanır. İlgi bölümü yoksa gönderilen yerden sonra üç satırlık aralık bırakılarak metin kısmına geçilir. Metin bölümüne, doğrudan doğruya konudan söz açılarak başlanır. Hiçbir saygı kelimesi kullanılmaz. Metin, tek veya çok paragraf halinde yazılabilir. Paragrafların ilk satırı, sol boşluktan itibaren 1,25 cm içerden diğer satırlar ise sol bloğa dayalı yazılır. Paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir. Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu’nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Yazılarda silinti veya kazıntı yapılmaz. Yazılar sağ blokta biter, alt satıra geçiş için hece bölünmez. Kelimeler ise satır sonunda veya başında tek harf kalmayacak şekilde, heceler arasına tire (-) işareti konularak bölünebilir. Bu konuda hataya düşmemek ve zaman kazanmak için Microsoft Word/biçimlendirme araç çubuğundan /yasla seçeneğini kullanmak gerekir. Metnin sayfaya dikey olarak uygun yerleşimi için, yine biçimlendirme araç çubuğundan /Yazı Tipi Boyutu ayarı kullanılmalıdır. Alt makama yazılan yazıların metin bölümü “... rica ederim”. Aynı düzeydeki veya üst makama yazılan yazıların metin bölümü “... arz ederim”. Hem alt, hem de üst makama gönderilecek yazıların metin bölümü “... arz ve rica ederim” şeklinde bitirilmelidir.
Örnek:
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/19500
Konu : ...
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Metin içeriği ...
2.7. İmza Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: İmza bölümü yazıyı imzalayacak olan kişinin veya kişilerin, adının ve unvanının yazıldığı bölümdür. İmza çıktıdan sonra bu bölüme atılır.
Konumu ve Şekli: Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Birinci satırda yazıyı imzalayacak kişinin adı küçük, soyadı büyük harfle yazılır. İkinci satırda bu kişinin unvanı küçük harfle yazılır. Unvan bir satıra sığmıyorsa birinci satırın hizasından devam edecek şekilde alt satıra geçilebilir veya herkesçe bilinen unvan kısaltmaları yapılabilir. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı “Başbakan a.”, “Vali a.” Ve “Rektör a.”, biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Örnek:
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/19500
Konu : ...
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Metin içeriği ....
(İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doru sıralanır.
(İmza)
Adı SOYADI
Müsteşar (İmza)
Adı SOYADI
Bakan
(İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür (İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür Yardımcısı (İmza)
Adı SOYADI
Daire Başkanı
2.8. Paraf Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
Konumu ve Şekli: Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Örnek:
…/01/2009 Şef:
…/01/2009 Şube Müdürü:
…/01/2009 Genel Müdür Yardımcısı:
…/01/2009 Genel Müdür:
2.9. Adres Bölümü: Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.
3. Resmi Yazıların İkinci Derece Bölümleri: Resmi yazının özelliğine göre 2. derece bölümlerin gerekli olanları yazılır. Bir yazıda bu bölümlerin hiç birinin yazılması gerekmediği gibi sadece birinin, birkaçının veya hepsinin yazılması gerekebilir.
3.1. Gizli Yazılar:
Tanımı ve İçeriği: Yazının gizlilik derecesinin belirtildiği alandır.
Konumu ve Şekli: Yazının gizlilik derecesi taşıdığını belirtmek üzere her sayfanın üst ve alt kenarlarından 1 cm içeriye ve sağ bloğa dayalı olarak "GİZLİ", "ÇOK GİZLİ", "ÖZEL", "KİŞİYE ÖZEL", "HİZMETE ÖZEL" ibarelerinden uygun olanı yazıyı tanzim eden kuruluş tarafından yazılır. Gizlilik ibaresi normal veya kırmızı renkli yazılabileceği gibi ayrı bir damga ile de basılabilir. Yazı ile yazılan gizlilik ibarelerinin altı çift kırmızı çizgi ile çizilir. Yazının belirli kişiler haricinde görülmesinde ve işleme konmasında bir sakınca yoksa bu bölüm yazılmaz. Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilmelidir.
ÖRNEK
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
İlgi: a) 03/01/2009 tarihli B.08.0.PGM.0.23.01.08.100-1585/3415 sayılı yazı,
b) 05/01/2009 tarihli B.02.1.DPB.0.12.01/3408 yazı,
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Metin içeriği ...
(İmza)
Adı SOYADI
Okul Müdürü
GİZLİLİK DERECESİ
3.2. İvedi ve Günlü Yazılar, Tekit Yazısı:
Tanımı ve İçeriği: Yazıların öncelik durumunun belirtildiği alandır.
Konumu ve Şekli: Yazının öncelik durumunu belirtmek üzere tarihin altında bir satırlık boşluk kalacak şekilde sağ bloğa yakın altı tek çizgi ile çizili yazılır veya damga ile basılır. Eğer yazının acele işleme konması keyfiyeti yoksa ivedilik bölümü yazılmaz. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
Örnek:
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/19500
Konu : ...
İVEDİ
30/01/2009
3.3. İlgi Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
Konumu ve Şekli: "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti" konularak kullanılır. İlgide, "tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.
Örnek:
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
İlgi: a) 03/01/2009 tarihli B.08.0.PGM.0.23.01.08.100-1585/3415 sayılı yazı,
b) 05/01/2009 tarihli B.02.1.DPB.0.12.01/3408 yazı,
Metin içeriği ...
3.4. Ekler Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.
Konumu ve Şekli: Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa yarı bir sayfada gösterilir.
Örnek:
EKLER:
1- Danıştay Kararı (…..sayfa)
2- Genelge (….sayfa)
3.5. Dağıtım Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER’in yerine yazılır.
Konumu ve Şekli: Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
Örnek:
DAĞITIM:
Başbakanlığa
Ticaret ve Turizm Öğretimi Genel Müdürlüğüne
3.6. Sayfa Numarası Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Birden fazla sayfası olan yazıların sayfa sırasının belirtildiği bölümdür.
Konumu ve Şekli: Birden fazla sayfası olan yazıların ilk sayfasına numara konulmaz, sonraki sayfalara 2’den devam eden numaralar konur. Sayfa numarası yazı bitiminden itibaren kalan boşluğun ortasına sağı ve soluna tire işareti konularak yazılır.
Örnek:
1/3, 2/4, 3/22
3.7. Onay:
Tanımı ve İçeriği: Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Konumu ve Şekli: Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına ünvanı yazılır.
ÖRNEK
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Metin içeriği ...
(İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür
OLUR
01/01/2009
(İmza)
Adı SOYADI
Müsteşar
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim.” İfadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
ÖRNEK
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Metin içeriği ...
(İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür
Uygun görüşle arz ederim.
01/01/2009
(İmza)
Adı SOYADI
Müsteşar
OLUR
01/01/2009
(İmza)
Adı SOYADI
Bakan
Diğer Cevaplara Gözat
Resmi Yazışma Kuralları: Resmi yazılar A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) kağıda yazılabilir. Birinci derece bölümler her yazıda bulunmalıdır. Başka bir ifade ile bu bölümler resmi yazının olmazsa olmazlarıdır. Yazı tipi ve karakter boyutu; Bilgisayarda yazılan yazılarda Times New Roman yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.
2. Resmi Yazıların Bölümleri:
2.1. Başlık Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Yazıyı gönderen kuruma ait isim, unvan, telefon ve adres gibi temel bilgilerin yazıldığı bölümdür. Başlıkta üst-alt kurum isimleri hiyerarşik sıraya göre yazılır. Bu bölüm yazıyı hazırlayan kuruma ait standart bilgileri içerir. Bu nedenle başlık bölümünün Microsoft Word belge şablonu haline getirilip kullanılması zaman tasarrufu ve kolaylık sağlar. Başlığı, boş kağıda basarak da bu kolaylık sağlanabilir. Bu tür başlıklı kağıtlara antetli kağıt denir.
Konumu ve Şekli: Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra T.C. kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında 5442 sayılı il idaresi kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.
Örnek:
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
2.2. Sayı ve Evrak Kayıt Numarası:
Tanımı ve İçeriği: Her kurumun kendi dosyalama sistemine göre verdiği kayıt, dosya ve konu ile ilgili kod numarası ve işaretlerin gösterildiği bölümdür. Sayının kurum açısından değişmeyen kısmının Microsoft Word belge şablonuna eklenmesi başlık bölümünde olduğu gibi kolaylık sağlayacaktır.
Konumu ve Şekli: Sayı bölümü, başlığın son satırından itibaren, iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki Sayı: yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır. Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.
Örnek:
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-133-520/32500
2.3. Tarih Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Tarih, yazının gönderildiği zamanın gün, ay ve yıl olarak gösterildiği bölümdür. Bu bölümün yazımında kolaylık sağlamak için Microsoft Word ekranından Ekle/Tarih ve Saat kullanılabilir.
Konumu ve Şekli: Tarih, sayı ile aynı satıra sağ boşlukta bitecek şekilde (sağ marja dayalı) yazılır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarında (/) işareti konularak yazılır.
Örnek:
30/01/2009
2.4. Konu Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Konu, yazının taşıdığı ana fikrin özetlendiği bölümdür.
Konumu ve Şekli: Sayının bir aralık altına “Konu:” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır.
Örnek:
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/19500
Konu : ...
2.5. Gönderilen Makam:
Tanımı ve İçeriği: Gönderilen makam, yazının gönderileceği kuruluş veya kişiyi ve bunların bulundukları yeri belirten bölümdür.
Konumu ve Şekli: Gönderilen makam, konu bölümünün son satırından sonra yazının uzunluğu da dikkate alınarak iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. Kişilere yazılan yazılarda; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.
Örnek:
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/19500
Konu : ...
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
2.6. Metin Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Metin, konuyu ve düşünceyi tam olarak açıklayan madde, paragraf, vb. unsurlardan oluşan, gereğine göre resim, çizelge, grafik vb. unsurlar ihtiva eden esas yazı bölümüdür. Paragraf; bir düşünce veya konuyu kısmen ya da tamamen anlatan, bir satır başından öteki satır başına kadar olan yazı bölümüdür.
Konumu ve Şekli: İlgi bölümünün bitiminden sonra, iki aralık satır bırakılıp sol bloktan itibaren paragraf başı yapılarak metin kısmına başlanır. İlgi bölümü yoksa gönderilen yerden sonra üç satırlık aralık bırakılarak metin kısmına geçilir. Metin bölümüne, doğrudan doğruya konudan söz açılarak başlanır. Hiçbir saygı kelimesi kullanılmaz. Metin, tek veya çok paragraf halinde yazılabilir. Paragrafların ilk satırı, sol boşluktan itibaren 1,25 cm içerden diğer satırlar ise sol bloğa dayalı yazılır. Paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir. Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.
Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu’nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Yazılarda silinti veya kazıntı yapılmaz. Yazılar sağ blokta biter, alt satıra geçiş için hece bölünmez. Kelimeler ise satır sonunda veya başında tek harf kalmayacak şekilde, heceler arasına tire (-) işareti konularak bölünebilir. Bu konuda hataya düşmemek ve zaman kazanmak için Microsoft Word/biçimlendirme araç çubuğundan /yasla seçeneğini kullanmak gerekir. Metnin sayfaya dikey olarak uygun yerleşimi için, yine biçimlendirme araç çubuğundan /Yazı Tipi Boyutu ayarı kullanılmalıdır. Alt makama yazılan yazıların metin bölümü “... rica ederim”. Aynı düzeydeki veya üst makama yazılan yazıların metin bölümü “... arz ederim”. Hem alt, hem de üst makama gönderilecek yazıların metin bölümü “... arz ve rica ederim” şeklinde bitirilmelidir.
Örnek:
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/19500
Konu : ...
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Metin içeriği ...
2.7. İmza Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: İmza bölümü yazıyı imzalayacak olan kişinin veya kişilerin, adının ve unvanının yazıldığı bölümdür. İmza çıktıdan sonra bu bölüme atılır.
Konumu ve Şekli: Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Birinci satırda yazıyı imzalayacak kişinin adı küçük, soyadı büyük harfle yazılır. İkinci satırda bu kişinin unvanı küçük harfle yazılır. Unvan bir satıra sığmıyorsa birinci satırın hizasından devam edecek şekilde alt satıra geçilebilir veya herkesçe bilinen unvan kısaltmaları yapılabilir. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı “Başbakan a.”, “Vali a.” Ve “Rektör a.”, biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.
Örnek:
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/19500
Konu : ...
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Metin içeriği ....
(İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doru sıralanır.
(İmza)
Adı SOYADI
Müsteşar (İmza)
Adı SOYADI
Bakan
(İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür (İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür Yardımcısı (İmza)
Adı SOYADI
Daire Başkanı
2.8. Paraf Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.
Konumu ve Şekli: Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.
Örnek:
…/01/2009 Şef:
…/01/2009 Şube Müdürü:
…/01/2009 Genel Müdür Yardımcısı:
…/01/2009 Genel Müdür:
2.9. Adres Bölümü: Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır.
3. Resmi Yazıların İkinci Derece Bölümleri: Resmi yazının özelliğine göre 2. derece bölümlerin gerekli olanları yazılır. Bir yazıda bu bölümlerin hiç birinin yazılması gerekmediği gibi sadece birinin, birkaçının veya hepsinin yazılması gerekebilir.
3.1. Gizli Yazılar:
Tanımı ve İçeriği: Yazının gizlilik derecesinin belirtildiği alandır.
Konumu ve Şekli: Yazının gizlilik derecesi taşıdığını belirtmek üzere her sayfanın üst ve alt kenarlarından 1 cm içeriye ve sağ bloğa dayalı olarak "GİZLİ", "ÇOK GİZLİ", "ÖZEL", "KİŞİYE ÖZEL", "HİZMETE ÖZEL" ibarelerinden uygun olanı yazıyı tanzim eden kuruluş tarafından yazılır. Gizlilik ibaresi normal veya kırmızı renkli yazılabileceği gibi ayrı bir damga ile de basılabilir. Yazı ile yazılan gizlilik ibarelerinin altı çift kırmızı çizgi ile çizilir. Yazının belirli kişiler haricinde görülmesinde ve işleme konmasında bir sakınca yoksa bu bölüm yazılmaz. Kural olarak gizlilik derecesi taşıyan yazılara aynı gizlilik derecesi ile cevap verilmelidir.
ÖRNEK
GİZLİLİK DERECESİ
T.C.
İSTANBUL VALİLİĞİ
İl Milli Eğitim Müdürlüğü
İlgi: a) 03/01/2009 tarihli B.08.0.PGM.0.23.01.08.100-1585/3415 sayılı yazı,
b) 05/01/2009 tarihli B.02.1.DPB.0.12.01/3408 yazı,
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Metin içeriği ...
(İmza)
Adı SOYADI
Okul Müdürü
GİZLİLİK DERECESİ
3.2. İvedi ve Günlü Yazılar, Tekit Yazısı:
Tanımı ve İçeriği: Yazıların öncelik durumunun belirtildiği alandır.
Konumu ve Şekli: Yazının öncelik durumunu belirtmek üzere tarihin altında bir satırlık boşluk kalacak şekilde sağ bloğa yakın altı tek çizgi ile çizili yazılır veya damga ile basılır. Eğer yazının acele işleme konması keyfiyeti yoksa ivedilik bölümü yazılmaz. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.
Örnek:
Sayı: B.08.0.PGM.0.20.01.09-114-560/19500
Konu : ...
İVEDİ
30/01/2009
3.3. İlgi Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.
Konumu ve Şekli: "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti" konularak kullanılır. İlgide, "tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir.
Örnek:
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
İlgi: a) 03/01/2009 tarihli B.08.0.PGM.0.23.01.08.100-1585/3415 sayılı yazı,
b) 05/01/2009 tarihli B.02.1.DPB.0.12.01/3408 yazı,
Metin içeriği ...
3.4. Ekler Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.
Konumu ve Şekli: Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa yarı bir sayfada gösterilir.
Örnek:
EKLER:
1- Danıştay Kararı (…..sayfa)
2- Genelge (….sayfa)
3.5. Dağıtım Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER’in yerine yazılır.
Konumu ve Şekli: Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, “Bilgi” kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.
Örnek:
DAĞITIM:
Başbakanlığa
Ticaret ve Turizm Öğretimi Genel Müdürlüğüne
3.6. Sayfa Numarası Bölümü:
Tanımı ve İçeriği: Birden fazla sayfası olan yazıların sayfa sırasının belirtildiği bölümdür.
Konumu ve Şekli: Birden fazla sayfası olan yazıların ilk sayfasına numara konulmaz, sonraki sayfalara 2’den devam eden numaralar konur. Sayfa numarası yazı bitiminden itibaren kalan boşluğun ortasına sağı ve soluna tire işareti konularak yazılır.
Örnek:
1/3, 2/4, 3/22
3.7. Onay:
Tanımı ve İçeriği: Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.
Konumu ve Şekli: Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına ünvanı yazılır.
ÖRNEK
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Metin içeriği ...
(İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür
OLUR
01/01/2009
(İmza)
Adı SOYADI
Müsteşar
Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim.” İfadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.
ÖRNEK
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Metin içeriği ...
(İmza)
Adı SOYADI
Genel Müdür
Uygun görüşle arz ederim.
01/01/2009
(İmza)
Adı SOYADI
Müsteşar
OLUR
01/01/2009
(İmza)
Adı SOYADI
Bakan
Diğer Cevaplara Gözat