Telefonda konuşma kuralları nelerdir sorusunun cevabı 

1. Telefonu açınca "günaydın", "iyi günler" şeklinde bir ifadeden sonra kurumun veya servisin ismi söylenmeli, sonra da konuşan kişi kendisini tanıtmalıdır.
2. Ahize ağza yaklaştırılarak konuşulmalı, ahize dudaklara en fazla 2,5- 3 cm mesafede tutulmalıdır. Konuşma normal bir ses tonu ile tıpkı karşımızdaki birisiyle konuşuyormuş gibi olmalıdır. Nazik bir ses, düzgün bir ifade şarttır.
3. Telefon konuşmaya açıkken boş kalması önlenmelidir. Sekreter, telefona herhangi bir nedenle cevap verecek durumda değil ise güvenilir birisine geçici olarak görevini devretmeli veya telefonun telesekreter özelliğini aktif hale getirerek, gelecek her türlü ileti sahiplenilmelidir .
4. Uzun konuşmalardan kaçınılmalıdır. Uzun konuşmalar her iki tarafın zamanını alır. Hatları uzun süre meşgul eder. Bunun için söylenecekler telefon açmadan kısa notlar halinde tasarlanmalıdır.
5. Arayan kişi herhangi bir nedenle bekletilecekse, bunun nedenleri ve süresinin, uygun bir ifade ile söylenmesi gerekir.
6. Telefonun yanında kalem, bloknot ayrıca mesaj formu mutlaka bulundurulmalıdır. Alınan mesajlar anlaşılır ve kısa olarak yazılmalı ve bu mesaj ilgiliye en kısa sürede iletilerek, gerekli hatırlatmalar yapılmalıdır.
7. Kurum dışına yönelik telefonları kullanırken, telefonun görüşmeye uygun olduğunu anlamadan, numara çevrilmemelidir.
8. Çalışan, devamlı ilişkide bulunulan kişileri ses tonlarından tanıyarak onlara ismen hitap etmelidir. Bu karşısındaki kişiye mutluluk verecektir.
9. Yönetici, önemli telefonlar dışında hiçbir şekilde rahatsız edilmemesini belirtmişse, bu durumda telefona cevap verirken: "Kendileri şu anda meşguller. Sizi daha sonra aramalarını söylememi ister misiniz ?" gibi sözler söylenmelidir.
10. Yöneticinin telefonuna cevap veriliyorsa, mutlaka yöneticinin unvanı ve ismi belirtilmelidir. Telefona cevap verirken hiçbir zaman "Kimsiniz, Kimsin?" denilmemelidir. Bunun yerine "Kim arıyor efendim" ya da "Kimin aradığını öğrenebilir miyim?" gibi ifadeler kullanılmalıdır.
11. Telefonu, arayan önce kapatır. Eğer yönetici veya diğer üstlerle konuşuluyorsa bu kurala aykırı olarak onların kapatması beklenir.
12. Telefonda, doğruluğundan emin olunmayan bilgiler verilmemelidir.
13. Telefon konuşmalarında gizli bilgiler çok gerekmedikçe verilmemelidir.
14. Telefonda işyerinin, amirin veya yöneticinin temsil edildiği unutulmamalıdır.