Arşiv Komitesi

Arşiv komitesi sağlık kurumundaki bölüm başkanlarının ve hasta dosyaları arşivi yöneticisinin katılmasıyla kurulur. Arşiv komitesi hasta  dosyalarının istenilen standartlara uygun olarak tamamlanmasını temin etmek ve bu dosyaları inceleyerek hasta bakımını değerlendirmek ve  hizmet kalitesini artırmakla yükümlüdür. Sağlık kurumunda kullanılacak formların tespit edilmeleri ve değiştirilmeleriyle ilgili çalışmaları da  yürüten komite, belirli aralıklarla toplanarak hasta dosyaları arşivi ile ilgili çeşitli problemlerin çözümlenmesinde hasta dosyaları arşivi  yöneticisine istek ve önerilerde bulunur.

Komitenin fonksiyonlarını iyi bir şekilde yerine getirebilmesi; kayıtların sağlıklı, düzenli ve doğru tutulmasına bağlıdır. Hastanedeki tıbbi  bakıma ilişkin her problem, bu kayıtlar yardımı ile bulunmaktadır.

Tutulan kayıtların incelenmesi sonucunda, hastanenin ve personelin hangi alanlarda yetersiz olduğu ortaya çıkacaktır. Eğer yetersiz bulunan  alanlarda iyileştirme çalışmalarına hız verilirse ve bunların yetersizliği kısa zamanda en aza indirilebilirse, genel olarak hastanenin verdiği  bakımın kalitesi de yükselecektir.

Arşiv komitesi, sağlık kurumundaki tıbbi birim başkanları veya temsilcileri ile, hasta dosyaları arşivi yöneticisinin katılmasıyla kurulur. Kurum  amiri veya görevlendirdiği kişinin başkanlığında çalışır. Komitenin sekreterliğini hasta dosyaları arşiv sorumlusu yapmaktadır. Komite en az  ayda bir defa toplanmalıdır. Komite hasta dosyaları arşivi ile ilgili çeşitli problemlerin çözümlenmesinde hasta dosyaları arşivi yöneticisine  dilek ve tavsiyelerde bulunur. Komitedeki üye sayısı sağlık kurumunun büyüklüğüne göre değişir. Toplantı süresince tutulan tutanaklar,  önerilerle birlikte hastane yönetimine verilmektedir. 

Aşağıda bir hastanenin arşiv komitesi ile ilgili belirlemiş olduğu kriterler yer almaktadır:

a - Görevler: Tıbbi ve idari kademelerle Tıbbi Arşivler arasındaki ilişkilerin daha olumlu sonuçlar vermesi ve hasta bakımının daha iyi ve  verimli bir biçimde olması için kontrolün sağlanmasını amaçlar. Merkezi Arşiv Komitesi, hasta film, belge ve dosyaların istenilen standartlara  uygun olarak tamamlanmasını ve Tıbbi Arşivlerin yönetmelik hükümlerine uygun olarak idaresini temin etmek ve film ve belge dosyalarının  içerik olarak kalitesini arttırmakla yükümlüdür. Dosya içeriklerinin bilimsel tıbbi gerekliliklere uygun olarak kalitesini artırmak için gerekli  kararları alır.

b - Komite Üyeleri: Merkezi Arşiv Komitesi Başhekim Yardımcısı başkanlığında, Cerrahi Bilimler, Dahili Bilimler, Adli Tıp Anabilim Dalı, Tıbbi  Deontoloji Anabilim Dalı, ve Laboratuar Bölümü tarafından görevlendirilen birer öğretim üyesi, bir Hastane Müdürü, Hemşirelik Müdürü, Bilgi  İşlem Müdürü, Kalite Direktörü ve Merkezi Tıbbi Arşiv yöneticisinin katılımıyla kurulur. Komite, gerekli olması hâlinde, uzman görüşlerine  ihtiyaç duyabileceği kişileri toplantılarına davet edebilir, bu kişilerden bilgi ve raporlar alabilir. Komite, rapor ve kararlarında etkili olması  hâlinde bu kişilerin isimlerini ve uzmanlık alanlarını belirtir. Bu kişilerin oy hakkı yoktur. Ancak, oluşturulmuş ya da oluşturulacak “Tıbbi  Görüntüleme Arşivi” ve “Vücut Örnekleri Arşivlerinden herhangi birisi ile ilgili olarak alınacak kararlarda Komite toplantılarına ilgili Anabilim  Dalı’ndan bir Öğretim Üyesi davet edilir ve bu Öğretim Üyesinin de oy hakkı olur.

c - Komite Üyelerinin Ataması: Komite üyeleri, Başhekimliğin (Öğretim Üyesi olan üyelerinin) önerisi ile Tıp Fakültesi Dekanlığı tarafından,  ve diğer üyeler Başhekimlik tarafından ikişer yıllığına atanır. Üyelerin tekrar atanmaları mümkündür.

d - Toplantılar: Merkezi Arşiv Komitesi en az yılda bir kez toplanır. Gündem üyelerin toplantıdan bir gün öncesine kadar Merkezi Tıbbi Arşiv  yöneticisine yazdırdıkları öneriler ile belirlenir. Gündem toplantı sırasında üyelere dağıtılır.

e - Kararların Alınması: Kararlar oylama ve çoğunluk ile alınır. Eşitlik hâlinde Başkan’ın oyu iki oy yerine geçer. Toplantı yeterlilik sayısı 7  (yedi) dir. Başkanın toplantıya katılmaması hâlinde toplantıya en kıdemli üye başkanlık eder.

f - Üyeliğin Sona Ermesi: Geçerli bir mazereti olmaksızın toplantıya üst üste iki kez ve toplam üç kez katılmayan üyelerin üyelikleri Başkanın  önerisi ile atama usulleri hiyerarşisi içinde düşürülür. Başka bir kuruma tayin, vefat vb. gibi herhangi bir nedenle üyeliği düşen üyelerin yerine  yenileri atanır. Yeni atanan üye, üyeliği düşen üyenin kalan süresi kadar görev görür; her halükarda tüm üyeler iki yılda bir, hep birlikte tekrar  atama işlemine tabi olurlar.

g - Kararların Yürürlüğe Girmesi: Kullanılacak formların tespit edilmesi, değiştirilmesi ve dosya içeriğindeki form ve bilgilerin bilimsel  kalitesi ile ilgili çalışmaları da yürüten komite Tıbbi Arşivler ile ilgili konularda karar oluşturur ve kararını Başhekimlik ve Dekanlığa iki orijinal  rapor hâlinde sunar. Rektörlük Makamı’nın yetkileri saklı kalmak kaydı ile kararlar, bu raporların sunulduğu mercilerin bir haha (yedi takvim günü) içinde itiraz etmemeleri hâlinde yürürlüğe girer. Uygulamanın bildirilmesini ve gözetimini Merkezi Arşiv Komitesi yapar.