TÜBİTAK‘ın destek programlarını biliyoruz, bunlara nasıl başvuru yapacağımızı da biliyoruz. Peki proje nasıl yazılır?

PRODİS üzerinden yeni proje başvurusu oluşturduğunuzda sistem aslında size adım adım yol gösteriyor. Ancak yine de dikkat etmeniz gereken bazı önemli noktalar bulunuyor.

Proje başvurusunda öncelikle proje adı, kuruluş bilgileri, proje yürütücüsü, proje danışmanı gibi bazı temel bilgiler istenir. Burada en önemli kısım proje adı bölümüdür. Projenize vereceğiniz isim projenin genelini özetleyecek ilgi çekici bir başlık olmalıdır. Proje adını, projeyi yazmadan önce belirleyebileceğiniz gibi diğer adımları tamamladıktan sonra da girebilirsiniz.

Sonraki adımda kuruluş personel dağılımı ve kuruluğun diğer Ar-Ge projelerinin girilmesi istenir. Personel dağılımında lise, lisans, yüksek lisans ve doktora mezunu personel sayılarının ayrı ayrı girilmelidir. Diğer Ar-Ge projeleri bölümüne ise TÜBİTAK, KOSGEB, Kalkınma Ajansları gibi kurumlardan aldığınız diğer destekleri girebilirsiniz.

Proje özeti bölümünü başlığın daha uzun ve daha açıklayıcı hali olarak düşünebilirsiniz. Bu bölümde belirlenen harf limitinde projeyi özetlemeniz istenir. Bu kısım proje adından sonra dikkat çekecek ikinci önemli noktadır.

Projenin kısa tanıtımı bölümünde projenin başlatılma gerekçesi, amacı, yenilikçi yönleri, özgün katkılar, ekonomik ve ulusal kazanımlar kısımları doldurulmalıdır. Bu kısımları doldurmadan önce başvuru yaptığınız destek programının amaç ve kapsamını dikkatlice okumalısınız. Projenizin amacı ve yenilikçi yönleri ilgili destek programındaki tanımlarla örtüşmelidir. Örneğin; destek programında yeni bir ürün üretilmesi ve mevcut ürünlerin geliştirilmesi kapsama alınmışsa, siz de projenizin özetinde, amacında ve ilgili diğer kısımlarda bu yönünden bahsetmelisiniz.

Başvurunun bir sonraki adımında somut ve ölçülebilir proje hedefleri istenir. Burada proje sonucunda ortaya çıkacak ürünün sahip olacağı kapasite, fiziksel boyut, çalışma koşulları, hız, çeşitli performans değerleri, vb. başarı ölçütleri girilmesi istenir. Bu hedeflere ulaşılması için Ar-Ge sürecinde kullanılacak yöntemler de bu bölümde girilmelidir. Projenin yenilikçi yönleri ve teknoloji düzeyi de izleyen adımlarda tanımlanmalıdır.

İş planı bölümü proje başvurusunda en önemli noktalardan bir tanesidir. Bu bölümde iş paketleri oluşturulur. İş paketi örnekleri aşağıda gösterilmiştir.

1. İş Paketi 1 – Kavramsal Tasarım Çalışmaları
2. İş Paketi 2 – Mekanik Tasarım ve 3D Modelleme
3. İş Paketi 3 – Yazılım Geliştirmesi
4. İş Paketi 4 – Test ve Kalibrasyon

Bu örneklere göre iş paketlerinizi tanımlayabilirsiniz. İş paketleri proje çalışmaları ve süreçle uyumlu olmalıdır. İş paketleri için ayrı ayrı başlangıç ve bitiş tarihleri tanımlamanız gereklidir. İş paketleri bir birini izleyebileceği gibi iç içe geçen bir yapı da tasarlayabilirsiniz. Örneğin, İş Paketi 2 bitmeden 2 ay önce İş Paketi 3’ü başlatabilirsiniz. Bu yapıyı gösterecek iş-zaman çubuk grafiğini PDF formatında sisteme yüklemeniz istenir. Grafiği oluşturmak için Excel yazılımını kullanabilirsiniz. Ayrıca her iş paketi için ara çıktı tanımlaması yapmak gereklidir. Örneğin, İş Paketi 2’nin sonunda teknik çizimler, 3 boyutlu modeller oluşturulması gibi.

Proje yönetimi ve organizasyonu bölümünde projede çalışacak personelleri tanımlamanız istenir. Her bir personel için özgeçmiş formu yüklenmelidir. Bu bölümde firmada hali hazırda firmada çalışan personelleri ekleyebileceğiniz gibi proje kapsamında almayı planladığınız personelleri de ekleyebilirsiniz. Proje kapsamında alınacak personeller için isim bölümüne “Elektrik-Elektronik Mühendisi 1”, “Bilgisayar Mühendisi 1”, “Yazılım Mühendisi 1” gibi isimler verebilirsiniz.

Kuruluş altyapısı bölümünde kuruluşun Ar-Ge olanakları, bilgi ve deneyimleri gibi bilgileri doldurmanız istenir. Risk ve finansman yönetimi bölümünde ise projenin yürütülmesi ve proje çıktısının ticarileşmesi aşamalarında ortaya çıkabilecek riskler ve alınacak önlemlerin tanımlanması istenir.

Ekonomik öngörüler ve ulusal kazanımlar bölümünde ise projenin ekonomik yarara ve ulusal kazanıma dönüşebilirliğinin değerlendirilmesi istenir.

Proje bütçesi bölümünde ise M011, M012, M013, M014, M015, M016 kodlar ile ayrılmış şekilde personel giderleri, seyahat giderleri, alet/teçhizat/yazılım/yayın alımları, Ar-Ge ve test kuruluşlarına yaptırılan işler, hizmet alımları ve malzeme alımlarına ilişkin giderler eklenir.

Projenin her dönemi için bir YMM raporu düzenlenmesi gerektiği unutulmamalıdır. Projenin süresinden bağımsız olarak bir yıl 1 Ocak-30 Haziran ve 1 Temmuz-31 Aralık olmak üzere iki döneme ayrılmıştır. Örneğin; 1 Haziran’da başlayan bir proje için 30 Haziran’ı izleyen süreçte birinci dönem raporu düzenlenmelidir. YMM raporuna ilişkin giderler hizmet alımları bölümüne girilmelidir. Bu bölümde ayrıca YMM ile yapılmış hizmet sözleşmesinin yüklenmesi istenir.

M030 koduyla belirtilen dönemsel giderler tablosunda ise, harcamaların dönemlere göre dağılımını girmeniz istenir. Personel giderleri iş paketleri ve adam/ay oranlarına göre otomatik doldurulacaktır ancak diğer giderleri harcama planınıza göre elle girmeniz gereklidir.

Proje önerisi ekleri bölümünde ise proje önerisine eklemek istediğiniz grafik, çizim ve belge gibi dosyalarınızı sunabilirsiniz. Eklenebilecek en fazla ek sayısı 25 ile sınırlandırılmıştır.

Yukarıda bahsedilen başvuru adımları, başvuru yapılacak destek programına ve TÜBİTAK’ın sistemdeki güncellemelerine göre değişiklik gösterebilir. Bu yüzden başvuru öncesinde destek programının uygulama esaslarına dikkatlice göz gezdirmelisiniz