Her resmi veya özel belgenin hazırlanması belli kurallara tabidir. Tutanak hazırlamanın da kendine has bazı kuralları bulunmaktadır.

 

Tutanakların başlık ve sonuç bölümünde tutanak oldukları belirtilmelidir. Başlık bölümü kağıdın en üstünde ortalayacak şekilde büyük harflerle yazılmalı ve başlık bölümü olayın ya da yapılan işlemin içeriğini yansıtacak şekilde seçilmelidir. (Örnek: Arama ve el koyma tutanağı gibi). Başlık kısmında sadece TUTANAK veya TUTANAKTIR ifadelerinin kullanılması da yeterlidir.

 

Başlık bölümünden sonra ispatlanmak istenen olayın ne şekilde öğrenildiğine, olayın gerçekleştiği yerin ayırt edici özelliklerine, olay yerine ne zaman ve nasıl gelindiğine, olay yerinde kimlerin bulunduğuna kısaca yer verilir. Olayın nasıl gerçekleştiği tutanağı hazırlayanların tespit ve gözlemleri doğrultusunda, objektif şekilde ve oluş sırasına uygun şekilde yazılır. Olay yerinde bulunan iz ve deliller tespit edilip, mutlaka tutanağa geçirilmelidir. Tutanağın sonunda yapılan işlemin tutanak olduğu belirtilerek belgenin düzenlendiği tarih ve saat yazılmalıdır.

 

Tutanağın içerik bölümü bitirildikten sonra; tutanağın altı, tutanağı düzenleyen görevliler, olay yerinde varsa tanık, şüpheli, mağdurlar tarafından mutlaka imzalanmalıdır. Olay yerinde bulunanlardan bazıları imzadan imtina ederse, bu kişinin imzadan imtina ettiği belirtilerek diğer kişiler tarafından ayrıca imzalanır.